آشنایی با انبارداری در کارخانه آلومینا
1-2- انواع موجودیها
موجودیها در یک کارخانه تولید به یکی از اشکال پنجگانه زیر گفته میشود.
1- مواد اولیه
2- قطعات عمومی و یدکی
3- کالای نیمه ساخته
4- کالای ساخته شده
5- ضایعات
1-1-2- مواد اولیه
مواد اولیه بخش اعظم و اصلی هر تولید صنعتی را تشکیل میدهد و یکی از هزینههای سهگانه مستقیم کالا را شامل میگردد بطوریکه این موارد در محصول ساخته شده قابل رویت میباشد.
2-1-2- قطعات یدکی و عمومی
قطعات یدکی در صنعت دارای طیفی گسترده میباشد و از نظر تعریف به اجزایی یا بخشهایی از ماشین آلات و تجهیزات گفته میشود که در خلال بهرهبرداری هر چند وقت یکبار یک یا چندینبار فرسوده گردیده و تعریض میگردند.
3-1-2- کالای نیمه ساخته و یا درحال ساخت
دستهای دیگر از موجودیها هستند که یک یا چند مرحله از مراحل تولید در مورد آنها صورت پذیرفته اما هنوز به محصول نهایی تبدیل نشدهاند.
این دسته از موجودیها را جهت جلوگیری از تأثیر توقف در یک مرحله تولید در مرحله یا مراحل بعدی نگهداری مینمایند.
4-1-2- کالای ساخته شده (محصول)
بخش عمده موجودیهای هر شرکت تولیدی را محصول تمام شده آن تشکیل میدهد این قسم کالاها کلیه مراحل عملیاتی تولید را طی نموده و کنترلهای لازمه نیز در مورد آنها اعمال گردیده و آماده تحویل به مشتری هستند. مشتری ممکن است کارخانهای دیگر باشد که محصول نهایی کارخانه قبلی جهت آن یک نوع مواد اولیه به حساب آید مثلا در صنایعی مانند: مس، آلومینیوم، روی، ذغالسنگ محصولات تولیدی مواد اولیه یا مواد مصرفی و یا ملزومات مصرفی کارخانه بعدی میباشند و لذا ارسال بموقع آنها سبب تحرک درتولید صنایع جنبی و وابسته خواهد شد.
5-1-2- ضایعات
در هر کارخانه تولیدی عملیات تولید درمراحل مختلف خود دارای دورریز، پسمانده و یا محصول با کیفیت نامناسب خواهند بود که به این نوع کالاها ضایعات گفته میشود. در پارهای از صنایع بخش عمده و یا جزئی از ضایعات قابل بازیافت بوده و مجدداً بعنوان مواد اولیه در تولید بکار گرفته میشود. و در بعضی صنایع نیز بازیافت ضایعات نبوده و یا ممکن نیست.
1-1-1-2- مواد مصرفی
مواد مصرفی عبارت است از مموادی که برای یک تولید صنعتی ضروری بوده اما در پروسه تولید این مواد خود از بین رفته و در محصولات تولیدی قابل رویت نمیباشند مانند انواع کاتالیزها در صنایع شیمیایی. همچنین آهن آلات و میلگردهای ساخت قالب نیز جز این دسته میباشند.
2-1-1-2- ملزومات مصرفی
در بسیاری از تولیدات صنعتی کالاهایی به عنوان ملزومات در تولید بکار میروند که خود در ساختمان محصول قابل رویت انبوه و نقش ندارند اما جهت ساخت محصول الزاماً باید از آنها استفاده نمود این نوع کالا نیز جز هزینههای غیرمستقیم و سربار تلقی میگردند مانند انواع انرژیها و سوختهای مورد نیاز تولید و یا روانسازها.
3- وظایف اصلی در سازمان انبارها
در مورد انواع کارها و اهداف مورد نظر در مجموعه انبارها میتوان گفت که در سازمان بسته به نوع تولیدات و شرایط بازار و نحوه تامین کالای مورد نیاز خود امور مختلفی را در انبارها انجام میدهد. اما اگر سر فصل کارها را در انبارها بخواهیم به صورت خلاصه تبیین نماییم در هر انبار امورهای زیر انجام میگردد.
1-3- آمادهسازی فضای انبار و تجهیزات مورد نیاز
2-3- دریافت کالا recieving
3-3- شناسایی کالاها و کدگذاری اقلام انبارها
4-3- کنترل، بازرسی و مطابقت اقلام دریافتی با اجناس دریافت شده
5-3- استقرار اجناس دریافتی در انبارها و نگهداری آنها در شرایط مناسب
6-3- تحویل کالا به قسمتهای متقاضی (مصرف کنندگان) براساس ضوابط تعیین شده
7-3- کنترل موجودیها و صدور سفارشهای اقتصادی
8-3- صدور اسناد مربوط به دریافت، سفارش و تحویل کالا در راستای سیستم گردش فرمها طبق دستورالعملهای سیستم
9-3- ثبت اطلاعات در کاردکس و ورود اطلاعات به سیستم کامپیوتری
10-3- مبادله اطلاعات و ارسال گزارشات
11-3- انجام انبارگردانیهای موردی، دروهای (6ماهه سالیانه و تلاش در رفع مغایرتهای آن)
12-3- ارسال محصولات جهت مشتریان شرکت طبق تاییدیههای واحد فروش
در اینجا به شرح مختصر موارد فوق میپردازیم، بطوریکه تعریف و محدوده وظایف و مرزبندی آنها روشن گردد.
1-3- آمادهسازی فضای انبار تجهیزات مورد نیاز
برای نگهداری کالا به محل مناسب و اختصاصی که معمولا سالنهای سرپوشیده و مرتفع میباشند نیاز است در این سالنهای قسمت اعظم فضا بسته به حجم کالاهایی که نیاز به استقرار در قفسه دارند میبایستی دارای قفسبندی مناسب باشد.
معمولا چند نوع قفسه سبک، نیمه سبک و سنگین جهت اجناس با سه نوع دستهبندی وزنی و ابعادی باید اختصاص یابد. همچنین ظروف مورد نیاز جهت تفکیک کالاها و نگهداری صحیح آنها باید تهیه گردد. در خصوص سایر شرایط محیطی و وسایل مورد نیاز جهت حمل ونقل کالا در بخش سیستم فیزیک به تفصیل صحبت خواهیم کرد.
2-3- دریافت کالا
تمامی اجناسی که بر اساس نیاز موسسه تولیدی و بنابر سفارش بخش سفارشات انبارها و یا درخواست قسمتها توسط تدارکات خریداری و به شرکت وارد میشود لازم است توسط قسمتی مستقل که زیر مجموعه انبارها است دریافت، تخلیه، کنترل و اقدام به صدور برگ رسید کالا شود وجود این بخش سبب مشخصتر شدن مرزبندی کارها و بهتر و سریعتر انجام شده امر تخلیه و صدور رسید کالا خواهد شد.
3-3- کنترل، بازرسی و مطابقت اقلام دریافتی با اجناس درخواست شده
اجناس دریافت شده توسط بخش دریافت کالا لازم است مورد بررسی قرار گرفته و کمیت و کیفیت آنها دقیقاً کنترل گردد. تا اجناس با کیفیت مناسب و استاندارد وارد سیستم شود از طرفی باید بررسی گردد که آیا کالای وارد شده با مشخصات کالای درخواست شده از جهت نوع و مقدار تطبیق دارد یا نه و پس از اعمال بررسی و کنترلهای لازم براساس سیستم و تایید این اجناس جهت آنها برگ رسید کالا صادر گردیده وسپس وارد محدوده فیزیکی انبارها بشود و لاغیر.
4-3- استقرار اجناس دریافتی در انبارها و نگهداری آنها در شرایط مناسب
تنها اجناس مورد تایید لازم است وارد محیط انبار بشود. و پس از بستهبندی مناسب بر اساس سیستم جانمائی قطعات که از قبل مشخص میباشد در ظروف مربوطه گذارده شوند و سپس در قفسهها استقرار یابند. انبارها باید دارای شرایط نگهداری مناسب بوده تا اجناس با حفظ کیفیت خود نگهداری و در زمان نیاز به قسمتهای مصرف کننده تحویل گردند.
5-3- تحویل کالا به قسمتهای متقاضی (مصرف کنندگان)
بر اساس ضوابط تعیین شده و جهت جلوگیری از روند مصارف غیر متعارف معمولا دستورالعملهای از طرف مافوق تهیه و جهت کاربرد به انبارها ابلاغ میشود که براساس این دستورالعملها که در آنها استاندارد مصرف مشخص گردیده اجناس به بخشهای مختلف تحویل میگردد و رعایت این ضوابط از طرف قسمتهات لازمالاجراست.
6-3- کنترل موجودیها و صدور سفارش اقتصادی همواره لازم است وضعیت موجودیها تحت کنترل بوده و بر طبق معیارهای تعیین شده (حدود سفارش) قسمت کنترل موجودی کالاهایی را که بحد سفارش رسیدهاند تعیین و به بخش سفارشات اعلام نماید. بخش سفارشات کالاهایی را که به حد سفارش رسیده پس از تعیین مشخصات دقیق آنها به تعداد مقرر بر اساس حدود سفارش کالا که در کارت سفارش منعکس گردیده برگ سفارش جهت تدارکات صادر مینماید. به نحوی که کالای مورد نیاز و سفارش بصورت اقتصادی انجام گردد.
7-3- صدور اسناد مربوط در راستای سیستم گردش فرمها
جهت به جریان افتادن اطلاعات در قسمت انبارها و سایر قسمتهای ذیربط مانند حسابداری تدارکات لازم است کلیه عملیات انبارداری مستند گردیده و جهت آنها فرمهای اطلاعاتی لازم مانند درخواست جنس از انبار، رسید انبار، حواله انبار و ... صادر گردیده و پس از تاییدهای لازمه این فرمها توزیع نسخ شده و به قسمتهای ذیربط ارسال میگردد تا هر قسمت بر اساس آن عملکرد مربوطه در حوزه مسئولیت خود را اعمال نماید.
8-3- ثبت اطلاعات در کاردکس و ورود اطلاعات به سیستم کامپیوتری
از اسناد مورد بحث در قسمت7-3 نسخ مربوط به انبارها میبایستی توسط قسمت کنترل موجودی بررسی و سپس جهت ثبت در کاردکس ارسال گردد. این بدان علت است که مرکز اطلاعات سیستم انبارها همان سیستم کاردکس میباشد که موجودیهای ثبت شده دفتری در کاردکس همواره باید انعکاس صحیح و تمام نمای موجودی فیزیکی باشد.
در صورتیکه در انبارها سیستم مکانیزه (کامپیوتری) وجود داشته باشد لازم است اطلاعات از روی اسناد مذکور (نسخ کاردکس) در کامپیوتر وارد شده و برنامه اجرا گردد تا همواره موجودی تئوری(دفتری) با موجودی عینی مطابقت داشته باشد.
9-3- ارسال گزارشات و مبادله اطلاعات
انبارها لازم است اطلاعات به روز شده اجناس را در اختیار داشته و به قسمتهای مصرف کننده مانند واحد تولید، واحد فنی و مدیریت سرویسهای اطلاعاتی بدهند.
گزارشات جامع و مخصوص از اجناس راکد، میزان مصارف و سایر مواد مهم باید بصورت پیوسته توسط انبارها واز طریق مدیریت انبارها جهت مدیریت ارشد ارسال گردد تا جهت تصمیمگیری آنی مورد استفاده قرار گیرد.
10-3- شناسایی کالاها، کدگذاری اقلام انبارها
از سرفصل فوقالذکر بخش اول آن یعنی شناسایی کالا اولین اقدام و اساسیترین اقدام هر مجموعه در محدوده کار انبار است جهت هر کالا شناسنامه تهیه و فرم اطلاعاتی مربوط به هر قطعه تکمیل گردد ودرصورتی که سیستم کامپیوتری باشد در کامپیوتر عمل گردد. سپس براساس سیستم کدینگ مورد قبول هر شرکت و بر طبق فرمول آن قطعات لازم است توسط قسمت کنترل موجودی طبقهبندی و سپس کدگذاری گردند.
تا با ایجاد یک زبان مشترک ارتباطات انبارها با بخشهای ذیربط و در گیر تسهیل گردیده و در زمان درخواست قسمتها اجناس در حداقل زمان پیدا گردیده و به آنها تحویل شود.
معمولا هر شرکت یک استاندارد بینالمللی را بعنوان معیار پذیرش برای خود برمیگزیند و بر طبق آن عمل میکند.
4- سازماندهی و تشکیلات در انبارها
در کارخانجات مختلف بسته به نوع تولید و پروسه عملیات تولیدی جایگاههای سازمانی مختلف جهت انبارها در نظر گرفته میشود که ما در ذیل به ذکر انواع مهم آن پرداخته و نوع سازمان بهینه انبارها را در پایان بحث پیشنهاد مینماییم.
1-4- سازماندهی انبارها تحت نظارت امورمالی
در این نوع سازماندهی ابعاد فنی- مهندسی کار انبارها بسیار ضعیف دیده شده و تنها کنترلهای مالی را اصل قرار میدهند. گرچه در گذشته این نوع سازماندهی بسیار معمول بود اما امروزه بکلی منسوخ گردیده، زیرا امور مالی تنها کار ستادی و محاسباتی باید انجام دهد و در امور اجرائی تخلیه و بارگیری کالا و نگهداری موجودیهای جنس نباید وارد شود و کار انبارها میبایستی از موضع مستقل بررسی و کنترل گردد.
این نوع سازماندهی برای شرکتهای بازرگانی ممکن است تا حدودی جواب دهد اما جهت محیطهای تولیدی سازماندهی مناسبی نبوده و معمولا موجب نارضایتی امور فنی و تولید به دلیل نگرش ضعیف نسبت به آنها میگردد.
2-4- سازماندهی انبارها تحت نظارت واحد تولید
این گونه سازماندهی در بعضی از محیطهای تولیدی رایج میباشد زیرا امور کالا و موجودیها از جهتی زیر مجموعه مدیریت تولید میباشد و از دیدگاه مدیریت کلان تا حدودی میتواند منطقی باشد اما اشکالی که دارد این است که مدیران تولید جامعنگر بسیار اندک هستند و لذا مسایل خاص تولید را عمده نموده و مسائل کنترل موجودی در حاشیه قرار میگیرند و سبب کم توجهی به آنها میشود که در جای خود میتواند موجب تضعیف سازمان گردد.
مثلا حساسیتی که مدیر تولید در این نوع سازماندهی نسبت به ضایعات تولید که از طریق اشتباه در عملیات و خرابی مواد بوجود میآید دارد احتمالا بسیار کمتر از مدیر تولید مستقل بوده و به لحاظ آنکه مواد اولیه و انبار مربوط به آن را در اختیار دارد ممکن است گزارشات مصرف واقعی مواد منعکس نگردد و همچنین طبیعی است که مواد اولیه تولیدی را از نظر سفارشات و تامین بر سایر کالاها مانند قطعات یدکی ترجیح دهد.
3-4- سازماندهی انبارها تحت نظارت امور فنی
در این شکل سازمانی نیز ضمن بسیاری از اهداف و حل مسائل زیادی در زمینه انبار فنی و قطعات یدکی در مواردی مانند انبار محصول قطعاً ضعفهای آشکار خواهد شد.
زیرا امور فنی به ظرافتهای امور بازاریابی و فروش و حساسیتهای سرویس به مشتری اشراف لازم را نداشته و در این خصوص کار احتمالا با اختلال انجام خواهد شد.
اما در خصوص تامین قطعات یدکی و کنترل بر مصارف اینگونه اجناس به دلیل تخصص امورفنی کار بنحو مطلوب انجام گردیده و سیاستهای بهتری اعمال خواهد شد.
در کل اینگونه سازماندهی در محیطهای تولید که وجه غالب آن قطعات و ماشینآلات میباشد و حساسیت مواد زیاد نیست از انواع سازماندهیهای 1-4 و 2-4 بهتر میباشد.
4-4- سازماندهی انبار تحت نظر امور مهندسی:
در بعضی از سازمانها به لحاظ قرابت تخصص مدیریت موجودیها با مهندسی صنایع این قسمت را تحت نظارت بخش مهندسی صنایع قرار میدهند. اما از آنجا که کار قسمت مهندسی صنایع ماهیتاً کاری ستادی است از دیدگاه سیستمی میتواند مفید باشد و قسمت مهندسی صنایع ذی صلاح در طرح و تدوین سیستم موجودی کالا خواهد بود مشروط بر اینکه سوابق کار سیستمی را داشته باشد. اما در مورد کارهای فیزیکی و اجرایی انبارها بخش مهندسی صنایع مفید نمیتواند واقع شود بلکه این فن را فقط افرادی که علاوه بر دانش کار از تجارب ارزشمند و موفق برخوردارند میتوانند انجام دهند از اینگونه سازماندهی نیز دارای اشکال میباشد. لیکن از سازماندهی 1-4 و 2-4 و 3-4 مطلوبتر است.
5-4- سازماندهی انبارها بصورت مستقل تحت نظارت مدیریت کارخانه و یا مدیر عامل:
این نوع سازماندهی شاید مناسبترین نوع آن باشد زیرا کار انبار از جهت تنوع دارای این ابعاد تولیدی، فنی، مالی، مهندسی و از همه مهمتر مدیریتی میباشد لذا جهت ایجاد ارتباط صحیح و اصولی با تمام قسمتهای درگیر و حفظ اصول مثبت کاری این سازمان لازم است مستقل از سایر قسمتها بوده از طرفی میبایستی قدرت مدیریتی را بعنوان پشتوانه جهت اعمال سیاستهای صحیح برای خود داشته باشد.
این گونه سازماندهی بعنوان مدیریت کالا، مدیریت مواد و یا مدیریت انبارها باید در هر سازمان ایجاد و پشتیبانی شود.
در بعضی از سازمانها قسمت انبارها و تدارکات با یکدیگر ادغام گردیده و مدیریت کالا را تشکیل میدهند که این گونه سازماندهی نیز دارای معایب و محاسنی میباشد. در صفحه بعد دو نوع نمودار سازمانی تحت عناوین مدیریت انبارها و دیگری با عنوان مدیریت کالا ترسیم گردیده است.